Desenvolvimento de um Caminho de Gestão de Eventos Time Critical

Escrever uma versão do caminho momento crítico no início de qualquer projeto de gestão de eventos, como um plano de projeto com foco no data. Atualizar este documento em todo o processo de planeamento dos projectos, como as coisas mudam, mas lembre-se que é um documento que precisa ser levado a sério.

Para lhe dar uma ideia dos tipos de ações para adicionar em seu caminho de tempo, veja as sugestões na lista a seguir. Estes são valores de referência só- cada evento é diferente, e sua duração para o planejamento será diferente também, mas a lista é um bom ponto de partida.

Seis meses antes do evento

Meio ano é muito tempo, mas você tem muito o que fazer: nesta fase, é necessário:

• Concordo seus objetivos com o seu cliente

• Escolha uma data

• Concordo seu orçamento e escrever uma repartição do orçamento básico para garantir que ele é realista

• opções de local shortlist

• Visite opções de local em potencial

• Escolha o seu local e lápis em uma data

• Faça um cronograma básico

• Estabelecer o seu theming criativo ou abordagem

• Criar uma equipe em torno de você que pode ajudar a planejar o seu evento

• Projetar a identidade criativa do seu evento

• Elaborar um plano de marketing

Quatro meses antes do evento

Na fase de quatro meses você deve:

• Faça um cronograma básico

• Inicie um plano de marketing e PR

• Investigação fornecedores adequados

• Refinar a repartição do orçamento que você escreveu no início do planejamento de eventos

• contratos de solicitação para o seu local e quaisquer grandes compras do kit e aluguer de kit

• Projetar qualquer garantia marca

• Projetar o piso plano (layout)

• Source Todos os hotel necessário para a tripulação

• Se necessário, enviar um "salvar a data" para convidados para o evento

• Escrever o primeiro rascunho da ordem de marcha

• Candidate-se a quaisquer licenças necessárias

Dois meses antes do evento

Oito semanas ou mais antes de show de dia certifique-se de:

• Confirmar todos os fornecedores

• Escrever a saúde ea segurança

• Limitar o orçamento, verificando sempre que você não gastar mais

• Escrever de pessoal resumos e detalhes de funções e responsabilidades por

• Agrupar uma lista sinalização para coisas como banheiros, vestiários e assim por diante

• Enviar convites, se necessário

• Informar a empresa de segurança

• degustações de livros para todas as necessidades de catering

Um mês antes do evento

Com um mês para ir antes de seu evento, você deve escrever o primeiro rascunho de seu cronograma de produção.

Duas semanas antes do evento

No início da quinzena final, garantir que você:

• Distribua o cronograma de produção final para todos os fornecedores

• Informar o fotógrafo

• Agrupar a lista de convidados final, se necessário

Uma semana antes do evento

Com apenas sete dias para ir, certifique-se de:

• Verificação cruzada que todos os partos antecipados chegaram, incluindo qualquer garantia ou Goody sacos

• Limitar o orçamento

• Verifique se você tem dinheiro em caixa disponível para compras on-the-dia de última hora

• Telefonar para todos os fornecedores para confirmar arranjos