Compreender retenção de documentos com QuickBooks 2011
Mesmo com QuickBooks ao redor, guarda-livros muitas vezes me pergunto quanto tempo eles devem manter antigos relatórios, cópias de facturas e outros pedaços de informações contábeis. Não há um one-size-fits-all resposta para isso, mas QuickBooks pode ajudá-lo com a retenção de documentos. No entanto, há algumas coisas para pensar:
Considere se a outra parte para uma transação é sempre vai querer a informação. Por exemplo, se você está discutindo cronicamente com um vendedor sobre se você pagou alguma conta, faz sentido para pendurar sobre a essas facturas de fornecedores e registos de seu pagamento para contanto que o argumento pode ir em frente. Isto significa que qualquer papelada que documenta as contas de fornecedores e pagamentos não tem necessariamente de ser mantido se você não tem um problema.
Considere os requisitos de contabilidade fiscal. Por lei (um monte de pessoas não percebem isso), uma empresa é obrigada a manter registros contábeis, a fim de relatar os seus lucros, perdas, rendimentos e deduções à Receita Federal. Isso significa que qualquer coisa o que você precisa para calcular seus lucros ou fundamentar elementos de seus cálculos devem ser mantidas. No entanto, um estatuto de limitações existe que normalmente é executado três anos a partir da data do seu último arquivado o retorno. Isto significa que, na maioria dos casos, você não precisa manter a papelada que é mais velha do que três anos após o retorno que se relaciona. Uma palavra de cautela é a ordem, porque um par de exceções existem até três anos estatuto de limitações:
Se você foi realmente desleixado e através de seu desleixo omitido renda bruta superior a 25 por cento do que os seus programas de retorno, o estatuto de limitações é igual a seis anos.
Se nenhum retorno é apresentado ou um retorno fraudulento está arquivado, sem prazo de prescrição existe.
Considere os registros antigos que você pode precisar no futuro, a fim de calcular um item para o seu retorno de imposto. Estes precisam ser mantidas. Por exemplo, se você comprou uma fábrica há 30 anos, manter os registros de compra até depois de vender a fábrica.
Considere-se que em algumas indústrias, existem outras regras ou regulamentos de retenção de documento. Por exemplo, se você é um médico, você manter seus registros antigos do paciente - e isso pode incluir informações contábeis paciente - por mais de apenas três anos. Estas outras regras de retenção de documentos variam de acordo com a indústria. Saiba quais são as regras para a sua indústria.
Você pode querer pensar duas vezes antes de simplesmente jogar fora os registros financeiros. Você pode querer destrui-los. Algumas lojas de materiais de escritório big-box oferecer serviços na loja de trituração para preços razoáveis.