Como usar o Meetings para gerenciar seu projeto

No trabalho, apenas dizendo reunião

pode induzir groans- mas reuniões são uma forma eficaz de gerenciar projetos. Três tipos de reuniões de ajudar a manter os jogadores de projeto envolvidas: reuniões regulares, de Anúncios hoc reuniões (que são mantidos para um problema específico), e da alta gerência comentários progresso. , O apoio permanente e ativa de todos os principais públicos-alvo do projeto dá-lhe a maior chance para alcançar o sucesso do projeto.

Gerenciamento de projetos com reuniões de equipe regulares

Regularmente reuniões de equipe programados dar aos membros uma oportunidade para compartilhar o progresso e os problemas e sustentar relacionamentos interpessoais produtivos e confiantes. Esses encontros também proporcionam uma oportunidade para reafirmar o foco do projeto e para manter os membros da equipe a par das actividades dentro e fora do projeto que afetam seu trabalho e sucesso final do projeto. Reconhecendo que a maioria das pessoas trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo, essas reuniões podem reforçar a identidade da equipe e as relações de trabalho.

Consultar com os membros da equipe para desenvolver uma agenda de reuniões que é conveniente para tantas pessoas quanto possível. Se algumas pessoas não podem comparecer em pessoa, tentar tê-los participar de uma teleconferência.

Observe as seguintes diretrizes ao planejar e realizar reuniões regulares da equipe:

  • Mesmo que suas reuniões da equipe são realizados regularmente, antes de cada reunião, preparar uma agenda específica, distribuí-lo de antemão, e solicitar comentários e sugestões.

  • Antes da reunião, distribua o relatório do projeto-de progresso para o período de desempenho mais recente.

  • Distribuir qualquer outra informação de fundo relacionada com temas da agenda antes da reunião.

  • discussões limite que necessitam de mais negócio consideration- em profundidade com eles em outros fóruns.

  • Comece na hora e terminar no tempo.

  • Preparar e distribuir breves minutos da reunião dentro de 24 horas após o seu término.

Gerenciamento de projetos comumad hoc reuniões de equipe

UMAd hoc reuniões de equipe abordar questões específicas que possam surgir durante o seu projeto. A Ad hoc reunião pode envolver alguns ou todos os membros de sua equipe, dependendo do tema. Como as questões muitas vezes surgem de forma inesperada, faça o seguinte ao planejar um Ad hoc reunião:

  • Esclarecer a questão eo que você espera alcançar em sua reunião.

  • Identificar e convidar todas as pessoas que possam estar interessados ​​em, sofrer, ou que trabalham sobre a questão.

  • Explicar claramente o propósito da reunião a todos os convidados da reunião.

  • Cuidadosamente documentar todos os itens de ação que os participantes desenvolvem na reunião, e atribuir a responsabilidade pela sua conclusão.

  • Certifique-se de compartilhar os resultados de uma reunião ad hoc com todos os membros da equipe que podem ser afectados pelos resultados, que têm um interesse neles, e / ou cujo apoio é necessário para implementá-las.

Gerenciamento de projetos com alta gerência análises de progresso

A -Alta gerência revisão do progresso normalmente é presidida por um gerente sênior, administrado por um gerente de projeto, com a participação de membros da equipe e representantes de todas as áreas funcionais. Esta avaliação dá-lhe a oportunidade de dizer a alta gerência sobre o status do seu projeto, suas principais realizações, e todos os problemas que requerem sua ajuda. A revisão é também uma oportunidade para que você possa observar maneiras de manter o projeto em linha com as principais iniciativas de organização.

Faça a sua gestão superior revisão do progresso eficaz observando-se as seguintes dicas:

  • Identificar os interesses do seu público, e explicar como o seu projecto está a cumprir esses interesses.

  • Mantenha sua apresentação curto escolher algumas mensagens-chave e enfatizá-las.

  • Destaque a sua informação importante, mas estar preparado para entrar em mais detalhes sobre as questões se alguém lhe pede para fazê-lo.

  • Use texto e gráficos para transmitir informações importantes.

  • Dê tempo para perguntas.

  • Apresentar informações atualizadas sobre os riscos do projeto e explicar como você está dirigindo-los.

  • Distribuir uma breve comunicado na reunião que resume os pontos-chave da sua apresentação.

  • Após a reunião, distribuir notas que destacam questões levantadas e as ações que você acordados durante a revisão.

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