Como executar uma Reunião de Avaliação Pós-Projeto

Como gerente de projeto você vai querer executar uma reunião de avaliação pós-projeto. A avaliação pós-projeto só é tão boa quanto a resultados, gastos, e as informações de desempenho é baseado em. Antes de conduzir a reunião, reunir o seu projecto de dados estabelecer uma reunião agenda- saber quais as questões a Endereço- e saber como obter feedback construtivo.

Os dados para reunir antes de uma reunião de avaliação pós-projeto

Prepare-se para a sua reunião de avaliação pós-projeto através da recolha de informações sobre o seguinte:

  • Os resultados do projeto

  • desempenho do cronograma

  • dispêndio de recursos

  • Problemas que surgiram durante o projeto

  • Mudanças durante o projeto em objetivos, cronogramas e orçamentos

  • ocorrências imprevistos ou mudanças no ambiente durante o projeto

  • a satisfação dos clientes com os resultados do projecto

  • satisfação de Gestão com os resultados do projecto

  • Eficácia dos processos de gestão de projectos

  • Lições aprendidas

Definir uma agenda para uma reunião de avaliação pós-projeto

Prepare uma agenda detalhada para a reunião de avaliação pós-projeto que especifica os tempos em que as discussões tópico vai começar e terminar. Considere incluir os seguintes temas na sua agenda:

  • Declaração de propósito da reunião

  • resultados da reunião específicas a serem cumpridas

  • Os destaques do desempenho do projeto, incluindo o seguinte:

  • Resultados, cronogramas e recursos

  • Abordagens para o planejamento do projeto

  • sistemas e procedimentos de projeto de rastreamento

  • comunicações do projeto

  • práticas da equipe de projeto e eficácia

  • Reconhecimento e discussão de realizações especiais

  • Avaliação das reacções dos clientes e de gestão para o projeto

  • Discussão de problemas e questões

  • Discussão de como refletem as experiências deste projeto nos esforços futuros

    • Circular um projeto de agenda, materiais de fundo relacionados, e uma lista de participantes para todos os participantes esperados pelo menos uma semana antes da reunião. Este aviso prévio dá às pessoas tempo para sugerir inclusões, exclusões e alterações à agenda. Rever a agenda para abordar estas sugestões, e distribuir a agenda final a todos os participantes da reunião pelo menos um dia antes da reunião.

    As questões a abordar numa reunião de avaliação pós-projeto

    A reunião bem sucedida avaliação pós-projeto (que você pode segurar em pessoa, via vídeo conferência, ou através da maioria dos outros métodos de reuniões) requer que você abordar os temas certos e que as pessoas compartilham seus pensamentos e experiências de projeto aberta e honestamente.

    Na reunião de avaliação pós-projeto, explorando os seguintes temas:

    • Será que quis realizar todos os objetivos do projeto?

    • Você conheceu o cronograma do projeto?

    • Queria concluir o projeto dentro do orçamento?

    • No que diz respeito a problemas durante o projeto

    • você poderia ter previsto e planejado para eles com antecedência? Se sim, como?

    • Você lidar com eles de forma eficaz e eficiente, quando se levantaram?

  • Usou sistemas e procedimentos de gestão de projectos da organização de forma eficaz?

    • Como obter feedback construtivo de uma reunião de avaliação pós-projeto

    Para garantir que você obtenha as informações mais precisas e as melhores recomendações para ações futuras, faça o seguinte antes e durante a sua reunião de avaliação pós-projeto:

    • Convidar as pessoas certas. Convidamos todas as pessoas que participaram no seu projeto em todos os pontos ao longo da sua vida. Se a lista de potenciais convidados é muito longo, considere reunir separadamente com determinados subgrupos e, em seguida, realizar uma sessão geral na qual todos analisa os resultados das reuniões menores e você solicitar comentários finais e sugestões.

    • Declarar, no início da reunião que ele é suposto ser uma experiência de aprendizagem, em vez de uma sessão de apontar o dedo. Como gerente de projeto, você corre o encontro de avaliação pós-projeto. No seu início, você precisa declarar que a sessão é um momento de auto-exame e sugestões para garantir o sucesso de projetos futuros.

      Se as pessoas começarem a atacar ou criticar outros participantes, você pode imediatamente trazer a discussão de volta aos trilhos, pedindo aos participantes as seguintes questões:

    • O que você pode fazer no futuro para lidar mais eficazmente com tais situações?

    • O que você pode fazer no futuro para afastar tais situações?

  • Incentivar as pessoas a

  • Identificar o que outras pessoas fizeram bem.

  • Examine o seu próprio desempenho e ver como eles poderiam ter situações tratadas de forma diferente.

  • Considere a realização da sessão fora do escritório. As pessoas muitas vezes se sentem mais confortáveis ​​criticando as práticas existentes e discutir novas abordagens quando estão longe de seus ambientes normais de trabalho.

    • Certifique-se de designar uma pessoa para tomar notas durante a reunião de avaliação pós-projeto. Além de uma lista de participantes e os destaques de informação, as notas deve listar todas as atividades acordadas-on para implementar as lições aprendidas com a reunião e as pessoas responsáveis ​​por essas atividades.

    Semelhante

    menu