Importação de dados para MYOB

Você sabia que você pode importar dados para MYOB de outros aplicativos? Por exemplo, talvez você tem uma lista de nomes e endereços de clientes em outro lugar no seu computador (talvez em um arquivo do Word, um arquivo de banco de dados ou no Excel) e quiser importar essas informações para MYOB. Veja como importar clientes ou fornecedores detalhes em um piscar de olhos.

Organizar seus dados

A primeira etapa ao importar dados é manipular o seu cliente ou listagem fornecedor em um formato que MYOB pode entender.

  1. Se os seus clientes ou fornecedores detalhes estão atualmente em um processador de texto ou banco de dados, para tentar obter esses detalhes em uma planilha antes de tentar importar as informações para MYOB.

    Por exemplo, se seus dados são armazenados em um banco de dados como o Microsoft Access, você pode geralmente salvar esses dados em um formato que pode ser aberto no Excel.

  2. Usando o software de planilha, como o Excel, organizar a informação ordenadamente em colunas.

    Arrumar os dados para que todos os nomes são listados um após o outro, todos os endereços são listados um após o outro, e assim por diante. Com endereços, separe a rua, cidade, estado e código postal em quatro colunas separadas.

  3. Inserir uma linha no topo da sua lista (se você não tiver feito isso) que os rótulos das colunas.

    Por exemplo, Nome, Telefone 1, Telefone 2, contato e assim por diante. Esta linha é chamada a linha de cabeçalho.

  4. Salve a planilha como um arquivo delimitado por tabulação.

    Por exemplo, no Excel, vá para o menu Arquivo, clique em Salvar como e, em seguida, selecione delimitado por tabulação como o tipo de arquivo. O formato de arquivo delimitado por tabulação torna mais fácil para software MYOB para ler.

Importando seus dados

Agora que você tem seus dados organizados, você está pronto para importar essas informações para MYOB. Segure firme, aqui vai:

  1. A partir do menu Arquivo no MYOB, selecione Import / ExportAssistant.

  2. Selecione Importar Dados e clique em Avançar.

  3. Escolha Cartões como o tipo de dados, e quer ou cartões Fornecedor Cliente como o tipo de cartões.

  4. Clique em Procurar, navegue até a pasta onde você salvou seus dados, e selecione o arquivo que deseja importar. Clique em Avançar.

  5. Mexer com as configurações e clique em Avançar.

    As coisas ficam muito técnico neste momento. Mas não tenha medo! Diga MYOB que seus dados estão separadas por abas, que a primeira linha contém cabeçalhos, que, se os dados já existe você quiser atualizá-lo, e para combinar cartões usando o sobrenome. (A imagem abaixo mostra o que essas configurações parecer.)

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  6. Clique Jogo Auto para obter MYOB para corresponder automaticamente os campos e clique em Avançar.

    Alternativamente, você pode combinar os campos manualmente pelo primeiro destacando o campo de importação, à esquerda, e em seguida, clicando no campo de importação correspondente à direita. Faça isso um por um até que cada campo à esquerda está combinado com um campo à direita.

  7. Quando solicitado, faça um backup do seu arquivo.

    Por que se preocupar fazer backup? Se você realmente atrapalhar a sua importação (que às vezes acontece na primeira vez), você pode restaurar o seu backup e começar novamente.

  8. Clique em Importar, e maravilhe-se como a diversão começa.

    Às vezes importação leva um dolorosamente muito tempo, às vezes apenas alguns segundos. No entanto, a importação estará concluída quando uma mensagem deliciosa aparece para informá-lo de seu sucesso (ou fracasso). Se a sua importação falhou, leia a mensagem cuidadosamente!

Solução de problemas Se as coisas vão mal

Importando detalhes do cartão em seu arquivo empresa MYOB deve ser fácil, mas a abundância de gremlins pode lançar uma mensagem de erro no seu caminho. Se você receber uma mensagem depois de importar dados dizendo que a importação teve erros ou avisos, siga o prompt para exibir o log de erro.

  • Se a importação pulado um registro, isso significa que algo era tão ruim que MYOB ignorado este cliente ou fornecedor completamente.

  • Se você receber uma mensagem de aviso, isso significa um problema menor ocorreu e MYOB rejeitou uma parte de um cliente ou detalhes do fornecedor (por exemplo, talvez MYOB adicionou o nome do cliente, mas não o endereço ou número de telefone).

O log de erro mostra uma lista de todos os registros que tem um problema, com um código de erro mostrando no início de cada um. No início, estes códigos de erro parecido com o jargão ininteligível (Erro -7, por exemplo, não significa muito para os não iniciados). No entanto, o início do presente relatório apresenta uma lista do que significa cada mensagem de erro.

Depois de identificar quais registros não foram importados corretamente e por isso, você pode fazer um dos dois movimentos. Se apenas alguns cartões são afetados, abra o arquivo da empresa e fixar-se estes cartões um a um. Por outro lado, se a maior parte da importação não funcionou, sua melhor aposta é para restaurar o backup, corrigir o arquivo de importação e tente novamente.

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