Como definir opções gerais de contabilidade em QuickBooks 2013
guia Preferências da empresa QuickBooks 2013 do fornece os seguintes cinco caixas gerais de verificação de contabilidade, bem como avisos de data e configurações de data de fechamento. (As caixas de seleção são, provavelmente, auto-explicativo para qualquer pessoa que tenha feito um pouco de contabilidade com QuickBooks, mas para novos usuários do QuickBooks, aqui está uma breve descrição do que cada um faz.)
Use Números de Conta: A caixa de seleção Números Uso da conta, se selecionado, permite que você insira um número de conta para uma transação. A caixa de seleção associada, Mostrar mais baixo Subaccount Apenas, diz QuickBooks para exibir apenas o nome e número da conta de uma subconta (se você estiver usando um) em vez do património total da conta.
Se você usar um monte de níveis de subcontas, esta opção pode realmente limpar pontos de vista, tornando-o mais fácil de dizer o que conta que você está olhando.
Exigir Contas: As contas exigem caixa de verificação, se selecionado, diz QuickBooks que você deve especificar uma conta para uma transação. Isso faz sentido. Se você não estiver usando contas para controlar os montantes que fluem para dentro e para fora do negócio, você não está realmente fazendo contabilidade. Nunca faria sentido para desmarcar a caixa de seleção contas exigem.
Use o acompanhamento de Classe para Transação: A caixa de seleção Use o acompanhamento de classe permite que você diga QuickBooks que você deseja usar não apenas as contas para rastrear suas informações financeiras, mas também classes. Classes lhe permitem dividir informações nível de conta de outra maneira. Isso parece complicado, mas é realmente muito simples.
A lista conta, por exemplo, permite que você acompanhe as receitas e despesas por categorias de receita e despesa. Você pode controlar as despesas, usando categorias, tais como salários, aluguel e suprimentos. Classes, portanto, fornecer-lhe uma maneira de controlar esta informação em outra dimensão.
Por exemplo, você pode dividir despesas salários para esses salários gastos para dois locais diferentes do seu negócio. Um restaurateur com dois restaurantes pode querer fazer isso. Note-se que QuickBooks também fornece uma caixa você pode verificar para indicar que QuickBooks deve pedir-lhe para atribuir classes.
Atribuir automaticamente o número de entrada geral Journal: Esta caixa de seleção diz QuickBooks para atribuir números para os lançamentos gerais que você inserir usando o comando Entrada Faça Journal. Você quer deixar essa caixa de seleção marcada. entradas gerais de diário, a propósito, são normalmente inseridos por seu CPA ou seu profissional do contador on-equipe.
Avisar antes de escrever um Transaction para Resultados Transitados: Esta caixa de seleção diz QuickBooks para exibir uma mensagem de aviso sempre que você ou alguém tenta outra pessoa a débito ou crédito diretamente a sua conta de lucros acumulados. (Normalmente, você não quer que a debitar diretamente ou crédito da conta de lucros acumulados, e apenas contabilistas qualificados entraria transações diretamente em lucros acumulados em qualquer caso.)
Avisos data: As caixas Data avisos indicam QuickBooks para avisá-lo quando você ou alguém entra em uma transação com uma data muito distante no passado ou demasiado distante no futuro. Se você marcar um dos caixas Data avisos, você também quiser especificar quantos dias são muito distante no passado ou muito distante no futuro.
Fechando definições de data: A caixa Data de Fechamento permite identificar uma data antes da qual o arquivo de dados QuickBooks não pode ser alterado. Em outras palavras, se você definir a data de encerramento a 31 de Dezembro de 2011, você está dizendo QuickBooks que você não quer que as alterações feitas no arquivo de dados QuickBooks antes esta data.
Isto significa que alguém não pode modificar uma transação que está datado antes da data de fechamento sem obter uma mensagem de aviso assustador. Isso também significa que alguém não pode inserir uma transação usando uma data anterior a esta data de encerramento.
Você pode clicar no botão Definir Data / senha para exibir uma caixa de diálogo que permite especificar uma data de encerramento e criar a senha necessária quando alguém quer adicionar uma transação de idade ou modificar uma transação de idade.
Há muito tempo, versões anteriores do QuickBooks também permitem ligar e desligar um recurso de trilha de auditoria, usando a guia das Preferências de Contabilidade Preferências da empresa. No entanto, todas as versões recentes do QuickBooks fornecer uma always-on trilha de auditoria, para que você não veja uma preferência de contabilidade check-box Audit Trail mais.
Uma trilha de auditoria, a propósito, simplesmente mantém uma lista de quem faz que muda para transações. Contadores, previsivelmente, ama trilhas de auditoria. trilhas de auditoria permitem que alguém, como seu CPA, para entrar após o fato e descobrir por que um saldo de conta é o que é.