Como usar seu Web Hosted E-Mail Auto-Responder

Auto-respondedores, ou respostas automáticas, podem ser ferramentas web realmente úteis ou a amargura de sua existência, dependendo de como você usá-los. Muitas pessoas não gostam de receber respostas automatizadas quando eles gastaram tempo elaborando um e-mail, mas usado da maneira certa, respostas automáticas podem ser úteis.

A idéia de uma auto-resposta é que ele responde automaticamente a cada e-mail que você recebe. Isso pode ser útil quando

  • Você sair de férias e quero que as pessoas saibam que você não vai responder depois de uma determinada data.

  • Você é particularmente movimentado e precisa encontrar uma maneira de dizer às pessoas que poderão receber uma resposta atrasada para seus e-mails.

  • A caixa de e-mail é para um endereço de e-mail de atendimento ao cliente ou algo similar. Uma resposta automática pode deixar o cliente saber que a sua consulta foi recebida e pode dar-lhe um tempo de resposta estimado.

  • Você tem um endereço de e-mail que é usado somente para enviar e-mails e as respostas não são lidos por qualquer pessoa, e você quer notificar o remetente que ela entrou em contato com esse endereço de e-mail.

Para configurar uma resposta automática, você tem que criar uma mensagem de e-mail que é enviado automaticamente quando necessário. Os seguintes passos demonstram como configurar uma resposta automática no cPanel. Outros painéis de controle diferem ligeiramente nas etapas necessárias para configurar um, mas o processo geral é a mesma:

  1. Entrar para o seu painel de controle e navegue até a seção mail.

  2. Clique Auto respondedores.

    O Modificar / Adicionar Auto Responder tela se abre.

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  3. Na caixa de email, digite a conta de e-mail que você deseja que o auto-resposta para ser associado.

  4. Em A partir da caixa, digite o nome que deseja que o e-mail a dizer que é a partir.

    Este poderia ser o seu nome ou o Atendimento ao Cliente da equipe ou o que é mais relevante.

  5. Na caixa Assunto, escreva o assunto que você quer o leitor a ver.

    Isso poderia ser algo como Fora do escritório ou Obrigado por sua pergunta.

  6. Digite o principal tema de sua mensagem de e-mail na caixa Corpo.

    O que você entra aqui vai variar de acordo com o propósito do auto-responder, mas, em geral, sua mensagem deve explicar por que a auto-resposta foi enviada e dar algum espaço de tempo para uma resposta não-automatizado.

  7. Definir o início e parar de datas para a auto-resposta.

    Isso é importante. Você não quer que o seu auto-responder ainda dizer às pessoas que estão em férias quando você foi para trás uma semana.

Uma das maiores frustrações para os usuários de e-mail está recebendo mensagens de resposta automática desnecessários. Aqui estão algumas regras que você deve seguir ao usar auto-respondedores:

  • Certifique-se de sua notificação de férias é desligado quando você voltar.

  • Não configurar uma resposta automática que diz que você vai responder no prazo de duas horas se você raramente responder no mesmo dia.

  • Não dê muito pouca informação. Nº 147, estou em férias # 148- não informa o destinatário nada. Ele não sabe quando esperar uma resposta.

  • Não dê demasiada informação. As pessoas não precisam sua agenda para as próximas duas semanas. Uma explicação simples que você está ocupado e uma idéia de quando eles podem esperar uma resposta são suficientes.

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