Dicas para os proprietários: Como responder a pedidos de manutenção de residentes

Mesmo com uma manutenção agressivo e programa de reparação, os proprietários sabem que as coisas quebram e se desgastam. Para manter a satisfação residente, você precisa de um sistema que permite que os residentes para enviar solicitações de manutenção e, em seguida, responder a esses pedidos de forma eficaz e em tempo hábil.

Elaboração de formulário de solicitação de manutenção de um residente

Certificar-se de que seus moradores têm muitas oportunidades para informá-lo sobre qualquer tipo de manutenção e reparação necessidades descobrem durante o seu contrato de arrendamento é um bom negócio. Sempre que possível, quando se tem contato com seus moradores, oralmente ou por escrito, verificar para ver se eles têm quaisquer pedidos de reparação.

Verifique se o seu Formulário de Solicitação de Manutenção contém as seguintes informações:

  • Data em que o pedido de manutenção está sendo submetido

  • nome, endereço e número de unidade de residente

  • Casa, trabalho, e / ou número de telefone celular (você também pode querer incluir um espaço para um endereço de email)

  • Uma descrição do serviço solicitado

  • O momento mais conveniente para o morador ter o serviço prestado

  • Autorização para entrar nas instalações, se ninguém em casa (tem o sinal residente se possível, como alguns estados exigem autorização, excepto em caso de emergência)

  • Nome da pessoa na sua equipe que recebeu o pedido

  • Indicação de que o trabalho foi concluído e por quem ou de que o trabalho não foi concluído, razão pela qual, se a ajuda profissional é necessária e por que, e uma data de quando o serviço será concluído

  • Indicar se o custo para a reparação deve ser cobrado ao residente

  • A razão para a carga e a quantidade

  • Quaisquer comentários adicionais

  • Lugar para você ou o membro da equipe que recebeu o pedido para datar e assinar

Se você tem um site, considere a criação de um formulário de solicitação de manutenção que os moradores podem preencher e enviar on-line para sua conveniência. E-mail também é uma excelente maneira de receber e responder a seus residentes. Certifique-se de manter cópias impressas em arquivos do inquilino como evidência para apoiá-lo no caso de haver sempre uma reivindicação que você não conseguiu manter adequadamente as instalações ou responder em tempo hábil.

Respondendo a pedidos de manutenção

No melhor dos mundos possíveis, os proprietários iria responder imediatamente aos pedidos de manutenção, mas tal resposta rápida nem sempre é realista. Responder a questões urgentes imediatamente e para questões não urgentes em 48 horas de negócios. Se você não puder executar o reparo dentro de 48 horas, ligue para o residente para que eles saibam quando ele pode esperar que o reparo a ser concluído e a razão para o atraso.

Usando pedidos de manutenção para aperfeiçoar seu sistema

Conhecimento é poder. Considere a criação de um banco de dados para registrar todas as solicitações de manutenção e, em seguida, usar o banco de dados para produzir relatórios que lançam luz sobre as áreas que poderiam usar a melhoria. Para cada registro no banco de dados, você pode querer incluir as seguintes informações:

  • pedido de manutenção data de recebimento

  • Data de serviço

  • Nome do residente

  • residente endereço

  • número do apartamento residente

  • Sala onde era necessária reparação

  • Tipo de reparo (canalização, HVAC, detector de fumaça, e assim por diante)

  • reparação efectuada

  • custo de reparação

  • Nome do empreiteiro ou do membro do pessoal que procedeu à reparação

  • Luminárias de substituição, peças ou equipamentos,

  • data de expiração de garantia para todas as novas peças, acessórios de fixação ou aparelhos

Um banco de dados dá-lhe uma riqueza de informações que você pode facilmente pesquisar e usar para melhorar o seu sistema de manutenção e reparação, se defender contra quaisquer reivindicações de negligência, e até mesmo economizar custos. Aqui estão alguns exemplos de algumas maneiras específicas de utilizar essa base de dados para o seu benefício:

  • Identificar produtos, como refrigeradores ou fogões elétricos que são propensos a falhas

  • determinar rapidamente se uma parte, acessório ou aparelho ainda está na garantia

  • Verifique se o seu tempo de resposta (o período de tempo entre a recepção de um pedido e fornecer o serviço solicitado) está melhorando ou piorando

  • Determinar se os seus custos de reparação estão subindo ou caindo

  • Veja que os empreiteiros foram melhor com base no custo e quanto tempo comparável reparos passado (se os contratantes precisam de ser chamado de volta)

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