Como classificar listas de dados em um único campo no Excel 2013
Cada lista de dados que você colocar juntos em Excel 2013 terão algum tipo de ordem preferencial para manter os registros. Você pode classificar em um único ou vários campos. Dependendo da lista, você pode querer ver os registros em ordem alfabética pelo sobrenome.
No caso de uma tabela de dados do cliente, você pode querer ver os registros dispostas em ordem alfabética pelo nome da empresa. No caso da lista de dados do empregado, a ordem preferida é em ordem numérica pelo número de identificação atribuído a cada funcionário quando ele ou ela é contratada.
Quando você inicialmente inserir registros para uma nova lista de dados, é, sem dúvida, inseri-los em qualquer ordem preferencial ou a ordem em que você recuperar seus registros. Você vai logo descobrir, você não tem a opção de adicionar registros subseqüentes nessa ordem de preferência. Sempre que você adicionar um novo registro, tachas Excel esse registro para o fundo do banco de dados adicionando uma nova linha.
Suponha que você inicialmente inserir todos os registros em uma lista de dados do cliente em ordem alfabética por empresa, e, em seguida, você adicionar o registro para um novo cliente: Massa Palácio de Pammy. Excel coloca o novo registro na parte inferior do barril - na última linha logo após Zastrow and Sons - em vez de inseri-lo na posição correta, que é em algum lugar após Supplies Acme do animal de estimação.
Este não é o único problema que você pode ter com a ordem de registro original. Mesmo se os registros na lista de dados permanecer estável, a ordem preferencial representa meramente a ordem de usar a maioria do tempo. E sobre aqueles momentos em que você precisa para ver os registros na outra, ordem especial?
Por exemplo, se você costuma trabalhar com uma lista de dados do cliente em ordem numérica pelo número do processo, você pode, em vez precisa ver os registros em ordem alfabética pelo sobrenome do cliente para localizar rapidamente um cliente e procurar o seu saldo em um imprimir.
Ao usar os registros para gerar etiquetas de endereçamento para um envio em massa, você quer que os registros em ordem CEP. Ao gerar um relatório para o seu representantes de contas mostrando quais clientes estão em cujo território, você precisa os registros em ordem alfabética por estado e talvez até mesmo pela cidade.
Para ter o Excel classificar corretamente os registros de uma lista de dados, você deve especificar qual campo de valores determinam a nova ordem dos registros. (Esses campos são tecnicamente conhecido como o triagem chaves na linguagem do entusiasta do banco de dados.) Além disso, você deve especificar que tipo de ordem que você deseja criar usando as informações nesses campos. Escolha entre duas ordens possíveis:
Ordem ascendente: Entradas de texto são colocados em ordem alfabética de A a Z, os valores são colocados em ordem numérica do menor ao maior, e as datas são colocados em ordem do mais antigo para o mais novo.
Ordem decrescente: Este é o reverso da ordem alfabética de Z a A, ordem numérica, da maior para a menor, e datas do mais recente para o mais antigo.
Quando você precisa para classificar a lista de dados em apenas um campo específico (como o número do registro, último nome, ou o campo Company), basta clicar no botão Filtro Automático que do campo e, em seguida, clique na opção de classificação apropriada na lista drop-down:
Ordenar de A a Z ou Ordenar Z a A em um campo de texto
Ordenar menor para o maior ou Ordenar Maior para o Menor em um campo de número
Classificar Antigo para mais Recente ou Classificar mais recente para a mais antiga em um campo de data
Excel, em seguida, re-encomendas todos os registros na lista de dados de acordo com a nova ordem crescente ou decrescente no campo selecionado. Se você achar que você já classificadas na lista por engano, basta clicar no botão Undo na barra de ferramentas de Acesso Rápido ou pressione Ctrl + Z imediatamente para devolver a lista à sua ordem antes que você selecionou uma destas opções de classificação.
Excel mostra quando um campo foi usado para classificar a lista de dados adicionando uma seta para cima ou para baixo para o seu botão de filtro automático. Uma seta apontando para cima indica que a ordem de classificação ascendente foi utilizado e uma seta apontando para baixo indica que a ordem de classificação decrescente foi usado.